Ticari yazışma kuralları e-posta ile. İş mektubu: bir örnek. E-posta ile nasıl e-posta gönderebilirsiniz

Son on yıldır ticari yazışmalare-postayla büyük popülerlik kazanmış ve iş iletişiminin ana yollarından biri haline gelmiştir. Bugün, kişilerarası iletişim uygulamalarında e-postayı kullanmayacak bir kişiyi bulmak zordur. Buna rağmen, bugün birçokları merak ediyor: E-posta yoluyla tüm kurallara uyulması için nasıl mektup göndereceğim? Alıcı hakkında gönderen hakkında iyi bir izlenim oluşturmak için okur yazar bir mektup nasıl kullanılır?

Bu makale iş kurallarını açıklamaktadır.e-postayla yazışma ve makalede sunulan pratik tavsiyeler, e-postalar oluştururken doğru ticari iletişimi öğrenmenize yardımcı olacaktır.

Birçoğu ile güne başlamakposta kutusunda yeni mesaj olup olmadığını kontrol edin. Fakat büyük pişmanlık duygusuna rağmen, bu bilgi alışverişi yönteminin yaygınlığına rağmen, pek çoğu, gayri resmi iletişim biçiminde e-postalar alarak ticari yazışma dilini nasıl doğru bir şekilde kullanmayı bilmiyor.

E-postaların gönderilme hızı sayesindeposta, önemli resmi belgelerin, formların ve uygulamaların değişimini basitleştirir, ancak burada insanlar harf gönderirken hata yapar. Çoğu zaman, herhangi bir dosyayı değiştirirken bir e-posta oluştururken, gönderenlerin bir şekilde eşlik eden makaleleri derlememesi ve konularda girmemesi, alıcıların çalışmalarını zorlaştıran bir durumdur. Bu makalenin amacı, soruya cevap vermektir: E-posta yoluyla nasıl mektup gönderecek ve işle ilgili yazılı tüm iletişim kurallarını e-posta ile takip edebilecek misiniz?

E-posta yazarken, gönderilen tüm alanların doldurulması zorunludur.

İş yazışmaları e-postayla kurallarMektubun göndereni, e-postada verilen alanların doldurulmasına mecbur bırakın, örneğin, alıcının adresi ve adı ve mektubun göndereni. Gönderilen mektubun özünü kısaca anlatan bir konuyu tarif ettiğinizden emin olun. Çoğu zaman, doğru şekilde açıklanan konudan gönderilen mektubun kaderi ve içinde belirtilen sorunun çözülme hızı bağlıdır. Bir iş e-postası bir tebrikle başlamalıdır - yazışmalarda alıcıya saygının bu kadar basit gösterilmesi önemlidir. Tebrikten sonra, "mektubun gövdesi" olarak adlandırılan metin takip edilmeli ve sonuçta, "Saygılarımla, Brisov Petr Ivanovich" gibi bir imza bırakılmalıdır.

Ticari yazışmalarda tebrik

Şu anda daha keskinleştirmek gerekiyorDikkatiniz, çünkü saygın bir jest, ticari iletişimin her alanında çok önemlidir. En iyi karşılama ifadesi "İyi günler" veya "Merhaba" dır. İş yazışmalarını e-posta ile yapmak, göndereni "İyi akşamlar" veya "Günaydın" ifadelerini kullanmada kısıtlar; çünkü alıcı mektubu almayı kabul etmekten çok daha sonra okuyabilir. Ayrıca, gayriresmi iletişimde kullanılan yerel ifadelerin tebrikinde de doğru değildir.

Sözcük veya cümle selamından sonraAlıcıya isim ve kullanıcı adıyla başvurmalı ve adın gönderici tarafından bilinmemesi durumunda, bu anı atlayabilirsiniz. Karşılama kelimesinden sonra, mektubun amacına yönelik ifadeye devam edebilirsiniz.

İş yazışmalarında e-posta ile ekli dosyalar

Mektubun asıl amacı sadeceYazılı anlatı ve konunun özünün beyanı, fakat aynı zamanda dosyanın gönderilmesi, önce gönderilen nesnenin eklenmesi daha iyidir. Çoğu gönderenin, dikkatsizlikten dolayı, mektubun metninde konunun özünü belirttiği, gerekli yatırımı eklemeyi unuttuğuna sıkça rastlanır. Bu ihmal, iş mektubunun göndericisinin iş itibarını olumsuz yönde etkileyebilir.

E-posta adresi tanınabilir ve öz olmalıdır

E-posta ile iş yazışmaları kurallarıGönderenin, gönderenin adıyla ilgili gerçek bilgileri taşıması gereken tanınabilir bir elektronik ada sahip olmasını zorunlu kılmak. Elektronik adres, örneğin "limon_petya" elektronik adresi gibi resmi olmayan ifadeleri veya kelimeleri gösterdiğinde, resmi olmayan mektuplar ve aptalca resmi mektup ve adreslere bakmayın. Bir yetişkin için çok güvenilmez görünüyor. İş yazışmaları yapmak için ayrı bir e-posta oluşturmak ve e-posta ile iş yazışmasının etik kurallarını takip etmek daha iyidir.

Önceden alınan e-postalara yanıt vermek için hızlı Yanıtla işlevini (Yanıt) kullanma

Yanıtla veya Yanıtla işlevi (kısaltılmış biçimde)Re :) gibi görünüyor, kullanıcının göndericiden daha önce gönderilen mesajlara hızlı bir şekilde cevap vermesine yardımcı oluyor. Bu işlev aynı zamanda, söz konusu konu için muhatap ile önceki yazışmaları okumak için evrensel bir fırsata sahiptir. Ancak e-posta yoluyla iş yazışmasının kuralları gönderenin iş yazısının konusunu yeniden adlandırmasını zorunlu kılar, eğer yazışma sırasında tartışmanın özü değiştirilirse.

Bir iş mektubu göndermeden önce, yazım hatalarını ve noktalama işaretlerini kontrol etmelisiniz

E-posta bilgi alışverişini basitleştirir, ancakİş yazışmaları, Rus dilinin kurallarını ihmal etmeye değmezse, ihmal edilmiş bir hata, gönderenin güvenilirliğini etkileyebilir. Mektubu göndermeden önce, metni birkaç kez gözden geçirmeli ve optografik ve noktalama hataları olup olmadığını dikkatle kontrol etmelisiniz. Birçok e-posta istemcisinin yazım denetleyicisi işlevi vardır, bu nedenle kırmızı çizgi tarafından vurgulanan kelimelere dikkat edin. Yazımın doğruluğu konusunda şüpheniz varsa, İnternet'te yardım istemeniz veya yazım denetimi sözlüğü ile yazım denetimi yapmanız gerekir.

Hedef alan en son sırada doldurulmalıdır

Tamamlanmamış gönderilmekten kaçınmak için veyaYazılmamış mektuplar, iş mektubunun alıcının adresini, gönderilmeden önce son anda girilmelidir. Bu kural aynı zamanda e-posta yoluyla iş yazışmasının temelleri arasında yer almaktadır. Alıcının alanı doldurulduğunda, e-posta, daha önce kullanılan alıcıların bir listesini sunabilir, burada da, bir derlenmiş iş mektubunu dışarıdan bir muhatapa göndermemek için dikkatlerini odaklamalıdır.

Bir iş mektubu oluşturulması

Metin yapılandırma kuralları geçerlidirsadece kağıt taşıyıcılar için değil, aynı zamanda e-posta yoluyla iş yazışmaları kuralları için de. Alıcının monitör ekranında büyük hacimli metin mesajlarını okuması her zaman uygun değildir. Bu noktayı basitleştirmek için, metni mantıksal olarak oluşturulmuş küçük paragraflara ayırmak ve iş mektuplarının metninde karmaşık cümlelerin yazılmasına izin verilmemelidir. Bir iş mektubunda bir cümlenin optimal uzunluğu on beş kelimeden fazla olmamalıdır.

Bir iş mektubunun özü, esasa ilişkin olarak belirtilmelidir.

Bir iş mektubunun konusuna ek olarak, alıcıAna metnin ilk ve ikinci cümlesi de ilgi çekici olmalıdır. Gönderenin görevi, mektubun başında alıcıya hitap ettiği sorunun ya da sorunun özünü belirtmektir. İlk cümle, iş mektubunun gönderilme amacını belirtmelidir. Örnek: "Toplu malzemeler tedarikinde" 02/01/2017 tarihli 45 No.lu sözleşmeden doğan yükümlülük şartlarının sona erdiğini bildiririz. Sözleşmeyi yenilemek için ikinci bir belge paketi doldurmalısınız. " Bu amaç nedeniyle, alıcının bir iş mektubunun ana fikrini anlama fırsatı vardır. Mektubun metni çok büyükse, nesnenin ek işlevini bir metin belgesi biçiminde bir ek olarak kullanmak daha iyidir, ancak metin alanıyla birlikte iş mektubunu aydınlatan makaleyi bırakmalısınız. Örnek: "Size referans için Makstroy LLC şirketinin mektubunun bir elektronik kopyasını gönderiyoruz. Mektubunda belirtilen süreye kadar "gevşek malzemelerin tedariki" ile ilgili 02/01/2017 tarihli 45 sayılı sözleşmenin uzatılmasına ilişkin kararınızı bildirmenizi rica ediyoruz.

Her iş e-postası yanıtlanmalıdır

İşletmenin olumsuz örnekleri vardırAlıcı herhangi bir sebepten dolayı bir iş mektubunu yoksayarsa yazışmalar. Bazen aslında cevabı nedeniyle bazı durumlara verilemez örneğin, sorunun vadeli çözüm birkaç gün sürebilir veya alıcı düşünce olduğunu ve derhal soruya cevap veremez durumlar olabilir. Bu durumda, konuyla ilgili kısa bir açıklama, örneğin, "Merhaba Peter İvanoviç verilmelidir. Ben mektubu aldık, ama bugün üstleri danışmak zorunda çünkü zor, cevap bulabilirsiniz. Ben şirketimizin genel müdürü için bildiririz ve hafta sonuna kadar resmi bir yanıt verecektir. Saygılarımla, Satış Müdürü, Belov Ivan Gennadievich. "

Cevabın üç iş günü içinde verilmemesi halinde, iş mektubunun alıcının sessizliğinin, gönderenle iletişim kurmayı reddetme ve reddetme olarak değerlendirilebileceğini unutmamak gerekir.

Cevap mektupları oluştururken, tüm sorulara cevap verilmelidir.

Alıcıya gönderilen mektuplar ayılarkarakter sorgulama, sonra bir mektup yazarken, iş mektubunun alınan metninde bulunan sıraya göre sorulara cevap verilmelidir. Eğer sorular sorulursa, gönderici onlara özel cevaplar almayı umuyor. Bir mektup yazarken, cevaplar numaralandırılmamalıdır, sadece fikri sırayla belirtmeniz gerekir. Sorulan tüm soruları cevaplamak için, önce alınan iş mektubunu birkaç kez tekrar okumanız gerekir ve çok fazla soru varsa, geçişi önlemek için bunları ayrı ayrı yazmak daha iyidir. Sorulan soruların bir kısmına cevap vermek mümkün değilse, şu anda bir nedenden dolayı cevabın verilemeyeceğine işaret etmek gerekir.

Kısaltmaları, duygusal tasarımı ve büyük harfleri kötüye kullanmayın

İşletmenin olumsuz örnekleri vardıryazışmalar, gönderenler onu sulandırırken, gülümsemeler biçiminde gayri resmi işaretler kullanarak. Bunların kullanımı sosyal ağ en popüler, ama iş yazışmaları kuralları alıcı gerçek değerini bilemez çünkü duygu tür görüntüler hoş geldiniz ve ona anlaşılmaz olarak noktalama hatalarının bir dizi bunları kabul etmiyoruz.

Ayrıca bir metni yazmayı reddetmek gerekirbüyük harflerle. İnternette, büyük harflerle yazılmış bir dizi kelime "çığlık ifadeleri" olarak adlandırılır ve daha sıklıkla bu tür ifadeler negatif bir renk taşır. Alıcı, elektronik iş mektubu okurken, böyle bir yazı tipini olumsuz olarak değerlendirebilir, bu da anlamın algılanması üzerinde zararlı bir etkiye sahip olacaktır. Bir iş mektubu ", bir noktanın önemini vurgulamak, örneğin tanıtım cümleleri daha iyi şekilde yapmak "sen geç 2017/10/02 yıldan sözleşmenin uzatılması için bir doküman paketi sunmak gerektiğini unutmayın" veya gereklidir halinde olduğu belgeleri unutmayın sözleşmenin uzatılması için 10.02.2017 tarihine kadar sunulmalıdır. "

Hassas bilgileri e-posta ile göndermeyin

Kişisel veya gizli bilgi göndermek içinBilgi, e-posta kutularını terk etmenin daha iyi olduğunu çünkü saldırganların kendi paralı amaçlarında kullanmaları için bir müdahale tehdidi vardır. Bu tür bilgiler şunları içerebilir: telefon numaraları, banka kartı şifreleri, kişisel banka hesapları, vb. Bilgilerin posta aracısının sunucusunda saklandığını ve hack çalınması durumunda çalınabileceğini unutmamak önemlidir.

Mektubun sonunda gönderenin imzası olmalı

Daha önce de belirtildiği gibi, her biri gönderildimektup belirli bir imza içermelidir. Genellikle posta kutularının geliştiricileri, posta, isim ve iletişim telefon numarası ile ilgili verilerinizi girebileceğiniz imza bloğunun işlevini sunar. Daha sonra, bu blok otomatik olarak her harfin sonunda görüntülenecektir, bu da yazmayı basitleştirecektir. Bir imzayı doğru bir şekilde çizmek önemlidir; böylece, alıcının göndereni doğru bir şekilde ele almak için mektubu cevaplarken fırsat vardır. Bir imzanın örneği şöyle görünebilir: "Saygılarımızla, Satış Müdürü Nikolay Petrov, +79810000000".

Sonuçların çizilmesiyle,İş yazışmayı e-posta ile nasıl yapacağınızı anlamak için ek ve karmaşık unsurları öğrenmeniz gerekmez. Sadece kuralların kurallarına uymak ve Rus dilinin kurallarına uymak gerekir.

</ p>>