Büro müdürü görevleri

Çoğu zaman, özellikle küçük organizasyonlarda,bir büro müdürüne sıradan bir sekreter denir. Bu yazı çok daha sağlam görünüyor, ancak büro müdürlerinin görevlerinin sekreterlerden farklı olması (kesinlikle çok ortak noktalara sahip olmasına rağmen) nadiren bu olay hakkında kimsenin umurunda değil.

Bu çalışanın sorumluluğu nedir? Her şeyden önce, bir ofis müdürlüğünün görevleri belgelerle çalışmayı içerir. Çalışan gelen yazışmayı kabul eder, kayıtlar, bunu alıcıya gönderir, gerekirse arşive gönderir. Ayrıca, diğer çalışanlardan gelen başvuruları kabul eder, onları CEO'nun imzasına geçirir, mühür ile onaylar ve sonra onlara geri verir. Ofis yöneticisinin görevleri dahili belgelerle çalışmayı içerir: emirlerin çıktısı ve kayıtları, depolanması, arşive gönderilmesi ve muhasebesi, giden yazışmalarla birlikte çalışılması. Gerekirse, herhangi bir ofis ekipmanıyla çalışabilir olmalıdır: faks makinesi, tarayıcı, fotokopi makinesi ve ayrıca yazma ve yazdırma belgeleri. Sunumlar için oda hazırlama, toplantı tutanakları yapma, şirketin konuklarını ve müşterilerini toplantıya çağırma ve kabul etme de bir ofis müdürlüğünün görevlerinin bir parçasıdır.

Çoğu zaman çalışanın başa çıkması gerekirgeleneksel sekreterlik görevleri: Davet edilen ortakların veya yöneticilerin otellerde dağıtımı, oda rezervasyonları, uçak bileti ve tren biletleri. Büro yöneticisi, firmanın özelliklerine bağlı olarak şirketini iş görüşmelerinde de temsil edebilir ve İK yöneticisinin görevlerini yerine getirir: yeni çalışanlar bulma, teşvik ve eğitim programları oluşturma ve iş başvurusu yapma. Bazen bilgi teknolojilerinin uygulanması, yeni programların geliştirilmesi ile ilgilenir.

Bir büro müdürünün görevleri şunları bilmekle yükümlüdür:

1. Şirketin yasal, bilgi, iş faaliyetlerini düzenleyen yasalar ve düzenlemeler.
2. Yönetim, pazarlama, girişimcilik ve işin temelleri.
3. Sosyolojinin temelleri, psikoloji, iş iletişim etiği, personel ve toplum ile çalışma.
4. İş teklifleri, raporları, planları, sözleşmeleri ve sözleşmeleri hazırlama prosedürü.
5. Yönetimin temelleri, ergonominin temelleri ve işçilerin korunması.

Listelenen görevlere ek olarak, sorumluluklarOfis müdürü, ofiste envanter yapmayı ve çalışanların çalışması için gerekli olan malzemeleri (büro malzemeleri, kağıt ve diğer aksesuarlar) sağlamayı içerir. Ayrıca, bu materyallerin kayıtlarını tutmaya, vergilerini sağlamaya, tedarik için ödeme alma, düzenleme ve takip etme prosedürünü belirleme yükümlülüğüne sahiptir. Büro yöneticisinin görevleri arasında, aşağıdakileri içeren ofis ekipmanı üzerindeki kontroller yer alır: onarım ustasının operatif çağrısı, onarımın imkansızlığı durumunda ofis kartuşlarının değiştirilmesi gibi sarf malzemelerinin (örneğin kartuşlar) zamanında değiştirilmesi.

Firmada kabul edilen kurallara bağlı olarak veOfis yöneticisinin büyüklüğü, çağrıları ve faksları kabul eder, onları doğru çalışanlara yönlendirir, faks gönderir, müşterileri ve ortakları çağırır veya konuşma kültürünün izlenmesi de dahil olmak üzere sekreterin çalışmalarını kontrol eder. Ayrıca, ofis yöneticisinin görevleri arasında ofisin sağlık durumunun izlenmesi, planlı onarımların organize edilmesi, teknik personelin sorun giderme amacıyla aranması (örneğin lambaların veya bataryaların değiştirilmesi) bulunmaktadır.

Genel olarak, bu liste artabilir veyaiş yerine bağlı olarak azaltılması. Bu nedenle, görüşme aşamasında ofis yöneticisinin ne yaptığını sormak gerekir (bu şirkette çalışanın görevleri).

</ p>>